أنظمة ادارة الزبائن والدعم الفني

إنشاء طريقة سير العمل (Workflow)

• باستخدام أدوات السحب والإفلات البسيطة، ستكون قادراً على إنشاء طريقة سير عمل وعمليات تفاعلية ومتكاملة وتحديد الية سير العمل بالاضافة الى تحديد الاشخاص او المجموعات التي سيتم ارسال العمليات لهم.
• لا يوجد قيود على عدد سير العمل والعمليات التي يمكنك إنشاؤها وإدارتها. يمكنك إنشاء سير عمل بسيط لطلب/ موافقة، إلى سير عمل معقد يمكن من خلاله إشراك العديد من الموظفين والدوائر.
• بنقرة ماوس، يمكنك الانتقال من حالة لأخرى. إنها مثل بناء مخطط بياني في برنامج ” مايكروسوفت فيزيو” Microsoft Visio. العملية بسيطة للغاية ولا تتطلب مهارات إضافية لإنشائها وتخصيصها لتناسب احتياجات إدارة العمليات الخاصة بك.

الحالات وانتقالات الحالة

• يمكن لكل سير عمل أن يحتوي على عدة حالات وانتقالات متعددة. يمكن أن تكون كل حالة ضمن إحدى الحالات المحددة اعتماداً على حالتها السابقة أو شروط معينة يمكن إنشائها.
• يمكن إدارة نقل الحالة لكل طلب بكل سهولة باستخدام معايير مخصصة، ويمكن تعديلها وتخصيصها لكل مؤسسة/ شركة لتناسب احتياجاتها الخاصة.
• نقل طلب من حالة لأخرى. يمنحك النظام خيارات لا حصر لها لإدارته تعتمد على الحقول والبيانات المقدمة، وبمجرد إعداد سير العمل. يتوجب على جميع الطلبات المقدمة حديثا أن تتبع سير العمل هذا للسماح لها القيام به.

التصعيد

• يمكن تكوين تصعيدات متعددة المستويات لكل عملية وسير عمل؛ يمكن تشغيل التصعيد تلقائياً بالاعتماد على الفترة المحددة. أو يمكن القيام به يدوياً من قبل المستخدمين.
• يتم دمج عملية التصعيد كلياً مع سير العمل والإشعارات والمهام. يمكن تخصيصها لكل حالة داخل سير العمل ليتيح للشركة التحكم الكامل في عملية التصعيد، وذلك بهدف تحسين نتائج العمليات وجعلها أكثر كفاءة.

إشعارات البريد الإلكتروني

• يمكن ربط نظام الدعم والمتابعة مع البريد الإلكتروني من خلال بروتوكول SMTP القياسي. وسيتم إرسال جميع الاشعارات والتصعيد في الوقت المحدد والسماح للمستخدمين بمراقبة ما يجري على النظام، حتى لو كانوا خارج الشركة.
• هناك العديد من أنواع الإشعارات التي يدعمها النظام، ويمكنك تخصيص قالب البريد الإلكتروني لتقديم أهم المعلومات للمستخدمين.
• أمثلة على إشعارات البريد الإلكتروني:
• عندما يكون هناك تحديث على تذكرة المستخدم أو التطبيق
• عندما يتم تحديث العملية أو التذكرة أو تخصيصها لمستخدم
• عندما يقوم سير العمل بتصعيد نموذج إلى مدير أعلى مستوى ، سيتم إشعار كل من المدير وفريقه و/ أو فريقها

قوالب البريد الإلكتروني

• بفضل الامتيازات المناسبة للمستخدم، ستتمكن من إضافة عدد غير محدود من قوالب البريد الإلكتروني لدعم عمليات وأنشطة الإشعارات الخاصة بك، كما ستتمكن من إبقاء جميع المستخدمين على علم لاتخاذ الإجراء المطلوب، نسمي ذلك “الدعوة لاتخاذ قرار”. وسيقلل ذلك من الوقت المطلوب لإنجاز العمل.
• توفر وحدة قوالب البريد الإلكتروني القدرة على تخصيص: العنوان، جسم البريد الإلكتروني بتنسيق HTML، حقل “إلى” بالإضافة إلى حقول “نسخة إلى” و”نسخة مخفية”. يمكن تعبئة جميع هذه المعاملات بشكل ديناميكي حيث يقوم النظام بتعبئتها بالبيانات المناسبة من السجلات والطلبات والنماذج داخل نظام التذاكر.

معايير الإشعار

• يمكن تخصيص إشعارات البريد الإلكتروني لحدث معين أو طلب جديد وإرسال رسائل البريد الإلكتروني لحقول وبيانات الطلبات الخاصة والنماذج والتطبيقات إلى مستخدمين محددين. يمكن إدارة ذلك بامتيازات إدارية ودون الحاجة إلى برمجة.

لوحة المعلومات ومؤشرات قياس الأداء (Dashboard)

• تعد لوحة المعلومات أهم اداة في كل شركة/ مؤسسة لتحديد الاتجاهات السلبية وتصحيحها، وقياس الكفاءات ومعرفة أوجه القصور، وإظهار الاتجاهات الجديدة، ومساعدة صانعي القرار بتقارير ورسوم بيانية، ومواءمة الاستراتيجيات والأهداف التنظيمية، والحصول على نظرة شاملة لأداء الشركة/ المؤسسة.
• تسمح لوحات المعلومات للمديرين بمراقبة مساهمة مختلف المستخدمين والإدارات والفروع في مؤسستهم لقياس مدى جودة أداء المؤسسة بشكل عام.
• سيتم التقاط كل البيانات والمعلومات التي تمت إضافتها إلى العملية والسجل وسير العمل؛ سيستخدم النظام هذه المعلومات لإنشاء تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية عند الطلب كجزء من وحدة لوحة المعلومات الخاصة بنا. يمكن للمستخدمين المعتمدين تحديد وإدارة وتكوين مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أوتوماتيكيا باستخدام واجهة سهلة الاستخدام.
• يمكن تحديد لوحات معلومات متعددة لكل مستخدم ومجموعة ونظام. تهدف لوحات المعلومات إلى وضع تصور حول مؤشرات الأداء الرئيسية للأهداف ذات الصلة، ويمكن تمثيلها بالمخططات، والأشكال، والاتجاهات، والجداول.